Dział Organizacyjno-Prawny
Dział Organizacyjno-Prawny pokoje nr 1, 9, 102, 103
tel. : 44 732 03 24
tel. : 44 733 92 57 - zamówienia publiczne
fax: 44 733 92 52
e-mail: sekretariat@zdium-piotrkow.pl
Do zadań Działu Organizacyjno – Prawnego należy w szczególności:
w zakresie obsługi organizacyjno-prawnej ZDiUM:
1. prowadzenie sekretariatu Dyrektora,
2. zapewnienie obsługi kancelaryjnej ZDiUM w zakresie przyjmowania, rozdziału i ekspedycji korespondencji,
3. prowadzenie rejestrów: zarządzeń i upoważnień Dyrektora ZDiUM, umów, zleceń, skarg i wniosków, kontroli zewnętrznych dotyczących jednostki,
4. przygotowywanie dokumentów przyjęcia wartości niematerialnych i prawnych oraz sprzętu komputerowego przyjmowanych na majatek ZDiUM oraz oznaczanie składników majątkowych,
5. zaopatrzenie ZDiUM w sprzęt, materiały biurowe, środki czystości, literaturę fachową, prasę,
6. prowadzenie spraw związanych ze sprzątaniem, ochroną terenu ZDiUM, w tym utrzymanie w należytej czystości pomieszczeń ZDiUM,
7. prowadzenie całokształtu spraw związanych z eksploatacją pojazdów i sprzętów służbowych,
8. prowadzenie archiwum zakładowego - składnicy akt,
9. realizacja obowiązków wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przeciwpożarowych,
10. współudział w przygotowaniu infrastruktury drogowej dla potrzeb obronnych oraz wykonywanie innych zadań na rzecz obronności kraju,
11. administrowanie obiektami znajdującymi się w trwałym zarządzie ZDiUM,
12. opracowywanie dokumentacji dotyczącej struktur organizacyjnych i ich zmian w zakresie przekształceń, tworzenia i likwidacji komórek ZDiUM,
13. techniczne opracowanie przygotowywanych przez poszczególne komórki organizacyjne ZDiUM projektów uchwał Rady Miasta Piotrkowa Trybunalskiego, zarządzeń Prezydenta Miasta oraz wewnętrznych aktów prawnych,
14. przygotowywanie pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Dyrektora,
15. opracowywanie i nadzór nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów,
16. przyjmowanie dokumentów, wniosków dotyczących działalności socjalnej ZDiUM,
17. koordynowanie działań związanych z procedurami przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków wnoszonych pisemnie, za pomocą elektronicznych środków przekazu lub ustnie do protokołu oraz ich przyjmowanie,
w zakresie obsługi informatycznej ZDiUM:
1. zapewnienie sprawnego funkcjonowania sieci komputerowej oraz systemów informatycznych w Zarządzie Dróg i Utrzymania Miasta,
2. zabezpieczanie zbiorów przed ich utratą i zawirusowaniem,
3. stały kontakt z autorami programów, ich użytkownikami w zakresie zmian i poprawek,
4. nadzór nad naprawami oraz likwidacją urządzeń komputerowych, na których znajdują się systemy informatyczne,
5. zapewnienie sprawnego funkcjonowania połączeń online służących do wymiany informacji pomiędzy Zarządem Dróg i Utrzymania Miasta a Urzędem Miasta i innymi instytucjami,
6. tworzenie i aktualizowanie strony internetowej Zarządu Dróg i Utrzymania Miasta,
7. przestrzeganie zasad wynikających z przepisów prawa o ochronie danych osobowych, przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.
w zakresie obsługi zamówień publicznych ZDiUM:
Do zadań Zespołu ds. Zamówień Publicznych w szczególności należy:
1. koordynowanie działań związanych z zamówieniami publicznymi, a w szczególności wybór trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz wyznaczanie terminów rozpoczęcia procedur przetargowych,
2. weryfikowanie skompletowanej przez komórkę organizacyjną dokumentacji przetargowej niezbędnej do wszczęcia procedury zgodnej z PZP,
3. wnioskowanie do Dyrektora o powołanie komisji przetargowych oraz wykonywanie wszystkich czynności związanych z obsługą pracy komisji przetargowych zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie w tym rozpatrywanie wraz z komisją przetargową wszelkich odwołań składanych przez wykonawców
4. sprawdzanie zabezpieczenia środków w budżecie ZDiUM na realizację zadania będącego przedmiotem przetargu,
5. sporządzanie protokołów z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wraz
z załącznikami oraz ogłaszanie wyników przetargów,
6. przygotowywanie projektów dokumentów wymaganych ustawą PZP tj. pism i wszelkich dokumentów związanych z prowadzonymi procedurami przetargowymi,
7. sporządzanie umów po zakończeniu postępowań przetargowych i potwierdzanie ich zgodności z projektami umów i wynikami przetargów,
8. przyjmowanie i rozpatrywanie, wraz z komisją przetargową, wszelkich odwołań składanych przez wykonawców,
9. sporządzanie rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych,
10. bieżące monitorowanie postępowań udzielanych przez ZDiUM, o wartości od 3.000 do 30.000 euro oraz prowadzenie ich rejestru,
11. prowadzenie rejestru postępowań przetargowych,
12. prowadzenie rejestru zabezpieczeń umów zawartych w trybie udzielenia zamówienia publicznego wnoszonych w innych formach niż pieniądz,
13. wnioskowanie do Działu Księgowości i Kadr o zwalnianie wadiów wnoszonych w formie pieniężnej oraz przekazywanie do depozytu zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w formie niepieniężnej,
14. przygotowywanie i przekazywanie planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych planowanych w danym roku w ZDiUM do publikacji na stronie internetowej,
15. sporządzanie i przechowywanie dokumentacji przetargowych zgodnie z opracowanymi
w ZDiUM zasadami archiwizowania dokumentacji.